Control de asistencia con celular en Perú: QR, NFC y lo que exige el registro de asistencia
Todo empleador del régimen laboral de la actividad privada debe llevar un registro permanente de control de asistencia, en el que el trabajador consigna su tiempo de labores de manera personal, según el D.S. 004-2006-TR. La norma admite soporte físico o digital con medidas contra la adulteración, por lo que marcar con el celular, con un QR o con un tag NFC en la entrada es una forma posible. Lo que importa es qué datos guarda el registro y cómo se evita que alguien marque por otro.
Quién está obligado a llevar el registro
El artículo 1 del D.S. 004-2006-TR, tal como lo resume la guía del Ministerio de Trabajo, dice que todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe tener un registro permanente de control de asistencia, en el que los trabajadores consignarán de manera personal el tiempo de labores. La obligación incluye a las personas bajo modalidades formativas laborales y al personal destacado o desplazado por empresas de intermediación laboral o por contratistas y subcontratistas.
No existe obligación de llevar registro para los trabajadores de dirección, los que no están sujetos a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes durante el día.
Qué datos debe tener el registro
El artículo 2 fija la información mínima. Un marcador de asistencia, sea un reloj, una app o un tag, debe poder mostrar estos datos para cada trabajador y cada día:
- Nombre, denominación o razón social del empleador.
- Número de RUC del empleador.
- Nombre y número del documento de identidad del trabajador.
- Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
- Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo.
Medio, seguridad, conservación y quién puede pedirlo
Según el artículo 3, el control puede llevarse en soporte físico o digital, adoptando medidas de seguridad que no permitan su adulteración, deterioro o pérdida. En el lugar donde se marca debe exhibirse de manera permanente el horario vigente, la duración del refrigerio y los tiempos de tolerancia, si los hay.
El artículo 4 dice que solo puede impedirse el registro de ingreso cuando el trabajador llega después del horario o de la tolerancia, y que si se le permite entrar, debe registrarse su asistencia; está prohibida cualquier disposición que exija registrar la salida antes de terminar las labores. El artículo 5 obliga al empleador a poner el registro a disposición de la Autoridad Administrativa de Trabajo, del sindicato, del representante de los trabajadores, del propio trabajador sobre su información y de cualquier autoridad pública con esa atribución por ley. El artículo 6 pide conservarlo hasta cinco años después de generado.
Cuaderno, Excel, reloj, app o tag: comparación cualitativa
No hay una opción correcta para todos los negocios. Esta tabla compara cómo se marca y qué hay que vigilar en cada una, sin precios porque varían según el proveedor.
| Opción | Cómo se marca | Ventaja | Qué vigilar |
|---|---|---|---|
| Cuaderno o libro de asistencia | El trabajador anota a mano su hora de ingreso y salida | No necesita equipos ni celular | Puede llenarse después o por otra persona; se deteriora o se pierde, algo que el art. 3 pide evitar |
| Hoja de Excel o Google Sheets | Alguien digita las horas en una hoja | Es fácil sacar totales por semana o por mes | Cualquiera con acceso puede editarla; sin historial de cambios es difícil acreditar que no se adulteró |
| Reloj biométrico de huella o rostro | El trabajador se identifica con su huella o su rostro | Identifica a la persona con más certeza | Equipo y mantenimiento; los datos biométricos que identifican al titular son datos sensibles (Ley 29733, art. 2), y el Reglamento pide consentimiento por escrito (art. 8) |
| App de asistencia en el celular | El trabajador abre su cuenta y marca | Ubicación y reportes sin hardware en el local | Depende del celular y de los datos del trabajador, y de que cada uno use solo su cuenta |
| Tag NFC o QR en la entrada | El trabajador acerca el celular al tag o escanea el QR y se abre una página para marcar | El hardware es un tag pasivo y no hay que instalar una app | Un tag estático no sabe quién lo toca: necesita acceso personal y verificación de ubicación |
El riesgo de que un compañero marque por otro
La norma habla de un registro en el que cada trabajador consigna su tiempo de manera personal. Un tag pegado en la pared es un objeto pasivo que solo abre una dirección: si esa página deja elegir un nombre de una lista, o si el enlace se puede reenviar, alguien puede marcar por un compañero que no llegó. Un QR impreso, además, se puede fotografiar y escanear desde otro lugar.
Estas medidas reducen el riesgo, pero ninguna lo elimina:
- Identificar a cada trabajador con una cuenta o un PIN personal, en vez de dejar elegir un nombre.
- Comparar la ubicación del celular con la del local y fijar un radio. El GPS dentro de un edificio puede ser impreciso, así que el radio no debe ser demasiado estrecho.
- Aprovechar que el NFC se lee a pocos centímetros: el NFC Forum da un alcance típico de hasta 2 cm, así que hay que estar junto al tag. El QR de respaldo para celulares sin NFC cubre ese caso pero es más fácil de eludir, por lo que conviene exigirle además la ubicación.
- Revisar los reportes en busca de patrones: varios trabajadores marcando desde el mismo celular o a la misma hora exacta, siempre.
La ubicación del trabajador es un dato personal
La Ley 29733 define como dato personal toda información sobre una persona natural que la identifica o la hace identificable. Si el sistema registra dónde estaba el celular al marcar, hay que informar al trabajador para qué se usa (finalidad, art. 6), recoger solo lo necesario para ese fin (proporcionalidad, art. 7) y darle la información previa que exige el art. 18. En la práctica, conviene tomar la ubicación solo en el instante de marcar y no durante toda la jornada. Qué bases legales aplican al empleador es una consulta para su abogado laboral.
Cómo montarlo con un tag en la entrada
Una secuencia razonable para un negocio con una puerta de ingreso para el personal:
- Confirma qué trabajadores están obligados a marcar y cuáles no, según el artículo 1.
- Publica en el lugar de control el horario vigente, el refrigerio y las tolerancias.
- Coloca el tag a la altura de la mano, con un QR de respaldo al lado para celulares sin NFC. Qué celulares leen NFC en Perú.
- Identifica a cada trabajador con su documento de identidad y un acceso personal, y explícale para qué se usa la ubicación.
- Descarga el reporte con los campos del artículo 2 y revísalo cada semana.
- Conserva los registros hasta cinco años, con copia de respaldo, y ten a mano cómo ponerlos a disposición de quien pueda pedirlos.
Lo que esta guía no afirma
Los campos de un reporte hecho con tag pueden coincidir con los del artículo 2, pero que el registro cumpla la norma lo valida el empleador con su asesor laboral. Esta guía resume el decreto y no reemplaza esa revisión.
Chócala Asistencia, en prueba
Chócala está probando un tag para la entrada con el que el trabajador marca ingreso y salida desde el celular, con ubicación y reporte por trabajador. Aún no tiene precio ni fecha de venta; puedes dejar tu contacto en la lista de espera. Si lo que necesitas es controlar el acceso de socios con pulsera y no el horario del personal, mira la guía de NFC para gimnasios.
Fuentes
- Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (gob.pe): «Guía: Registro de asistencia» Resume los artículos 1 a 7 del D.S. 004-2006-TR: ámbito, excepciones, contenido mínimo, medio físico o digital, disponibilidad del registro y conservación de cinco años. Normas vinculadas: D.S. 011-2006-TR y D.S. 010-2008-TR.
- Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales (texto vigente, SMV) Definiciones de dato personal y de dato sensible (art. 2) y principios de finalidad, proporcionalidad e información (arts. 6, 7 y 18).
- El Peruano: D.S. 016-2024-JUS, Reglamento de la Ley 29733 (30-11-2024), copia en gob.pe Art. 8: el consentimiento para datos sensibles se otorga por escrito.
- NFC Forum: NFC Technology Alcance típico de hasta 2 cm, citado en la guía de Chócala sobre qué es NFC.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de asistencia y para qué sirve?
Es el registro permanente en el que cada trabajador consigna, de manera personal, su tiempo de labores. El D.S. 004-2006-TR lo exige a todo empleador del régimen laboral de la actividad privada, en soporte físico o digital. Sirve para dejar constancia de la hora de ingreso y de salida de cada día y de la permanencia fuera de la jornada.
¿Sirve una hoja de Excel como registro de asistencia?
La norma no nombra Excel, pero admite el soporte digital si tiene medidas de seguridad que no permitan adulterar, deteriorar o perder el registro (art. 3 del D.S. 004-2006-TR). El problema de una hoja común es que cualquiera con acceso puede editarla; sin historial de cambios cuesta acreditar que no se alteró. Además debe guardar los datos mínimos del artículo 2.
¿Es obligatorio llevar un registro de control de asistencia?
Sí, para todo empleador del régimen laboral de la actividad privada, según el artículo 1 del D.S. 004-2006-TR. No existe obligación para los trabajadores de dirección, los que no están sujetos a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes durante el día. La obligación incluye a quienes están bajo modalidades formativas y al personal destacado por terceros.
¿Se puede llevar el control de asistencia con el celular?
La norma no menciona el celular, pero admite que el registro se lleve en soporte físico o digital, con medidas de seguridad que no permitan su adulteración, deterioro o pérdida (art. 3 del D.S. 004-2006-TR). Un registro hecho con celular debe además guardar los datos mínimos del artículo 2 y permitir que cada trabajador consigne su tiempo de manera personal.
¿Qué datos debe tener el registro de asistencia?
Debe incluir el nombre y el RUC del empleador, el nombre y número del documento de identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos de ingreso y de salida, y las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada. Así lo establece el artículo 2 del D.S. 004-2006-TR, que fija esa información como mínima.
¿Cuánto tiempo se debe conservar el registro de asistencia?
Hasta cinco años después de generado el registro, según el artículo 6 del D.S. 004-2006-TR, que modificó el D.S. 011-2006-TR. Durante ese tiempo el empleador debe poder ponerlo a disposición de la Autoridad Administrativa de Trabajo, del sindicato o del representante de los trabajadores, y del propio trabajador sobre su información.
¿Un QR o un tag NFC evita que un compañero marque por otro?
No por sí solo. Un tag o un QR fijos solo abren una dirección y no saben quién los usa. Reducen el riesgo un acceso personal por trabajador, la verificación de ubicación con un radio razonable y la revisión de reportes. El NFC se lee a pocos centímetros, y un QR impreso se puede fotografiar y escanear desde otro lugar.
¿Buscas otra respuesta? Están todas en preguntas frecuentes, y los términos técnicos, en el glosario de NFC.